Eliana Belo Silva*
Cada vez mais as organizações públicas e privadas devem cuidar de seu patrimônio arquivístico e muitas já incluíram esse importante item em seus sistemas de gestão. Já foi a época em que os documentos, registros, dados e/ou imagens corporativas ficavam guardadas de qualquer forma, sob critérios pessoais de algum funcionário – geralmente alguém até que caprichoso, mas sem técnica nenhuma; ou então ficavam no escritório de contabilidade; ou em um quartinho empoeirado e sujeito às ações de intempéries ou até (quem já não viu isso?) no forro dos banheiros dos funcionários!
Um controle correto do arquivo de organizações não é uma tarefa fácil e como tantas outras, exige mudança cultural fundamentada em (a) implementação de padrões de arquivamento, (b) verificação (auditorias) da aplicação desses padrões e (c) melhorias sempre que possível; isso para arquivo de qualquer substrato: papel, mídia digital ou mesmo amostras diversas.
Essas ações não são apenas para preservar a história das corporações visando a manutenção de sua identidade; esse motivo é importante, mas estaria apenas relacionado ao nível cultural, praticamente erudito – foco que para alguns gestores não tem importância alguma. Na verdade os controles aplicáveis aos arquivos devem ser controlados visando a preservação e o acesso para garantir a conformidade com os requisitos legais, regulatórios, corporativos e porque não, garantir os interesses dos clientes envolvidos, quaisquer que sejam eles: desde alguém que comprou seu produto até a sociedade civil como um todo, passando por diferentes pessoas e grupos de interesse, as chamadas partes interessadas.
Para implementar um sistema de gestão de arquivos de forma correta, muitas vezes é necessária ajuda de um profissional específico, quer seja para auxiliar nas definições de quais padrões devam ser seguidos, quer seja para treinar os funcionários para que possam manter a sistemática ou ainda para auxiliar na operação as práticas definidas como adequadas para cada corporação. Todos os controles devem ser planejados, entre eles: como identificar, padronizar a produção, aprovar, analisar periodicamente, emitir, distribuir, acessar, reaprovar, manter, disponibilizar para as partes interessadas, garantir a legibilidade, recuperar, armazenar, proteger e descartar. Cada verbo desses gera ações decorrentes. É importante lembrar também que a temporalidade de guarda, para alguns os componentes de cada arquivo, deve atender a aspectos jurídicos municipais, estaduais e/ou federais.
É necessário pois, que cada organização reafirme ou defina de uma vez por todas quais são suas políticas de controle de seus arquivos com novos olhos, com nova vontade, não apenas tentando evitar passivos advindos de pesadas multas (no caso de perdas ou danos), mas reconhecendo o valor permanente dos mesmos como fonte de investigação e cultura.
* Texto originalmente publicado na revista Imediata Opinião de novembro de 2009
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